Pour une entreprise, le prix du renouvèlement régulier du parc informatique représente un coût synonyme d'endettement et d'investissements limitant le budget disponible pour investir dans le coeur de métier, comme vous pourrez le constater en consultant notre guide pour tout savoir sur la location de matériel informatique.
Pour remédier à cette situation, de plus en plus de grandes entreprises ont recours à la location de matériel informatique, qui peut concerner un parc d'ordinateurs de bureau ou portables, mais aussi des équipements bureautiques et audiovisuels, des tablettes tactiles ou des smartphones. Hormis les bénéfices financiers immédiats, la location de matériel informatique offre de multiples avantages, tels que le fait de disposer d'ordinateurs à la pointe de la technologie et de maintenir ce niveau face à la concurrence, tout en ne prenant pas un grand risque d'engagement financier.
Nous vous proposons de détailler les différents aspects et critères qui font du contrat de location de matériels informatiques une solution pouvant remettre en question les habitudes de consommation et d'achat des entreprises, notamment pour lutter contre l'obsolescence trop rapide des ordinateurs.
1. Achat définitif ou location de courte durée ?
Faut-il louer ou acheter son matériel informatique ? Cette question trouve sa réponse, ou plutôt ses réponses, en établissant le prix de l'achat et de l'entretien de votre parc informatique et en faisant l'état des lieux de vos besoins.
Pour une petite entreprise n'ayant pas le besoin de produits ultras performants et se limitant à une utilisation bureautique basique et à une connexion classique à l'internet, il est naturel de pencher vers l'achat définitif de son matériel informatique, qui pourra être exploité jusqu'au bout de sa durée de vie, après plusieurs années de bons et loyaux services. Tout au plus faudra-t-il rajouter un disque dur SSD externe pour le stockage des données, ou changer un écran de temps en temps.
En revanche, pour les entreprises de grande taille ou pour les TPE et PME dont l'activité est directement dépendante du niveau technologique de leur matériel informatique, la location est une solution qui peut aider à affronter les différents défis technologiques et concurrentiels qui se présentent à elles.
L'engouement des professionnels pour la location d'ordinateurs et autres matériels informatiques est également lié à l'amélioration constante de la qualité de l'offre des sociétés de location, qui multiplient les produits disponibles, les services et les possibilités pour satisfaire, conseiller et accompagner leurs clients pendant la durée du contrat de location.
Louer du matériel informatique se traduit donc, pour une entreprise, par plusieurs avantages :
- une grande flexibilité pour faire évoluer un parc d'ordinateurs à moindre coût et maitriser l'effet de l'obsolescence des produits ;
- une assurance d'assistance et de résolution des problèmes en cas de panne ;
- une solution rapide et d'une durée adaptée à des besoins informatiques ponctuels (évènement, salon professionnel, conférence, séminaire d'entreprise) ;
- une gestion comptable et fiscale moins lourde pour la trésorerie des entreprises.
2. Location de matériel et comptabilité des entreprises
Les professionnels faisant le choix de la location de matériel informatique y trouvent également un intérêt comptable. En effet, lorsqu'un ordinateur ou tout autre produit informatique est loué, il n'appartient pas à l'entreprise et ne fait donc pas partie de son patrimoine.
Il est donc possible de comptabiliser une location de matériel en charges d'exploitations, quel que soit le montant des loyers. Le matériel informatique loué est affecté au budget d'exploitation des entreprises et non à leur bilan, ce qui ouvre la possibilité de déduire le montant des loyers des impôts sur les bénéfices, contrairement à la solution de l'achat. De plus, il n'est plus indispensable d'avancer la TVA sur le prix du matériel.
Concrètement, chaque loyer versé au titre d'un contrat de location de matériel informatique (ordinateur fixe ou portable, imprimante, photocopieur, équipement audiovisuel) doit être enregistré dans un compte de charges 61, dédié aux " services extérieurs ".
La gestion de la trésorerie d'une entreprise devient donc plus lisible dans le temps, avec des loyers connus à l'avance et des dépenses lissées sur une année, évitant de devoir mobiliser des capitaux au coup par coup, en fonction du financement des achats de matériel. L'immobilisation de capitaux peut nuire à la réactivité des entreprises et à leurs disponibilités en trésorerie, ce qui souligne l'intérêt comptable et financier de la formule locative.
3. Comment obtenir un devis pour un contrat de location de matériel informatique ?
Si vous avez déjà effectué des recherches sur le web pour en savoir plus sur les prix et sur le matériel informatique disponible en location, vous aurez surement constaté que la majorité des sites de location n'affiche pas la totalité de leurs tarifs et vous propose une prise de contact ou l'établissement d'un devis en ligne.
Cette situation est totalement logique, du fait d'un cadre professionnel qui impose une certaine confidentialité concurrentielle et tend naturellement vers la préférence d'un contact direct avec des clients potentiels, contrairement aux sites de vente. Un devis de location ne se limite pas à la sélection d'un produit, à sa validation, puis à sa livraison.
Les entreprises de location d'ordinateurs fournissent effectivement différents services d'accompagnement, à commencer par des conseils qui pourront vous être utiles pour établir la liste exacte de vos besoins et les meilleures solutions pour répondre à ces besoins. Ces conseils peuvent s'avérer particulièrement précieux pour la création complète d'un parc d'ordinateurs si votre entreprise ne dispose pas d'un responsable technique informatique, ou pour la mise en place d'une solution personnalisée à l'occasion d'un évènement ponctuel de courte durée.
C'est pourquoi nous ne pouvons que vous conseiller d'utiliser les fonctionnalités de prise de contact par l'intermédiaire de sites internet si la location de matériel informatique vous semble adaptée à votre entreprise.
Certains sites vous permettent de faire une simulation financière de location de matériel informatique, ce qui vous donnera, sans engagement de votre part, une idée plus précise des prix et tarifs pratiqués pour le matériel qui suscite votre intérêt.
Pour vous donner un ordre de grandeur des prix de location d'ordinateurs portables, il n'est pas rare de trouver une offre pour la mise à disposition d'un portable MacBook de la marque Apple pour une cinquantaine d'euros par mois de location.
4. Le coût du matériel informatique pour les professionnels
Quels sont les coûts réels de l'achat du matériel informatique ? L'informatique d'entreprise se distingue par de nombreux coûts cachés, en plus du prix d'achat du matériel, des logiciels et des applications. En effet, selon une étude menée par l'URSAFF, 80 % des dépenses informatiques professionnelles sont en réalité affectées à la maintenance et à l'amélioration des performances de ce matériel. Chaque euro dépensé pour l'achat se transforme donc en 5 euros sur la durée de vie totale des équipements, durée de vie qui dépasse rarement les 5 années.
Or, les professionnels sont tenus de disposer en permanence d'un matériel en parfait état de marche, sous peine de perdre des parts de marché ou de subir une baisse de productivité des salariés. Il faut savoir qu'en France, un salarié perd en moyenne plus de 100 heures de travail par an en raison d'une panne informatique. Ce chiffre laisse entrevoir l'impact financier des pannes informatiques, auquel s'ajoute l'obligation de payer une réparation ou d'acheter du matériel de remplacement, sans même aborder la démotivation qui peut s'emparer des collaborateurs face à du matériel trop souvent défaillant.
Pour réduire les coûts informatiques, certaines entreprises font le choix d'essayer de faire des économies à court terme, en faisant l'achat de matériels informatiques les moins chers possible, qui fonctionneront sans maintenance le temps qu'ils voudront bien fonctionner, puis seront remplacés par des équipements eux aussi de mauvaise qualité. L'effet sur les dépenses est immédiat, certes, mais cette solution génère un très fort pourcentage d'indisponibilité informatique, se traduisant par une productivité moindre, des salariés moins impliqués, une image de marque dégradée et un chiffre d'affaires en berne.
5. Produits informatiques et gestion de l'obsolescence
La durée de vie optimale des produits informatiques est estimée à trois ans. Au-delà de cette durée, force est de constater qu'il faut investir 60 % de la valeur du matériel acheté pour le maintenir performant et suivre l'évolution technologique. Pourtant, ce maintien des performances d'un parc de produits informatique est indispensable aux entreprises, tant pour la productivité des collaborateurs et leur confort d'utilisation, que pour la compétitivité des entreprises.
Le coût de l'obsolescence programmée du matériel informatique représente donc une charge financière considérable pour les entreprises ayant l'obligation de disposer d'ordinateurs dotés d'un processeur capable de faire fonctionner des logiciels toujours plus gourmands en ressources.
La location de matériel informatique apporte donc une solution pour faire face à l'obsolescence trop rapide, en offrant la possibilité de changer régulièrement de matériel pour profiter en permanence d'un ordinateur puissant ou d'un écran d'une taille et d'une qualité répondants aux standards actuels.
Un atout de plus pour la solution de location de matériel informatique, qui permet donc de rester à la pointe de la technologie et de conserver une homogénéité entre les différents équipements d'une entreprise.
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